Seit längerer Zeit wird den gestiegenen Anforderungen - insbesondere im öffentlichen Sektor - mit Mehrstellen entgegengewirkt. Dies ist nachvollziehbar und ein guter Lösungsansatz. Allerdings verursacht dieser nicht nur zusätzliche Personalkosten, sondern generiert auch Mehraufwand für die Rekrutierung, Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeitenden. Zudem muss Raum für die Installation zusätzlicher Arbeitsplätze geschaffen werden. Darum kann und soll die Schaffung von Mehrstellen nicht der einzige Lösungsansatz sein.

Eine andere Option ist die Erhöhung der Effizienz durch die Optimierung von Arbeitsabläufen und Elimination von unnötigen Arbeitsschritten. Bestehende Arbeitsprozesse sollen hinterfragt und gegebenenfalls angepasst werden. Und zwar unter Beizug von denjenigen Personen, die die Arbeiten relgemässig ausführen. Natürlich kann auch eine Digitalisierung zu mehr Effizienz führen. Allerdings sollten bei der Einführung von neuen Tools ebenfalls die Arbeitsabläufe hinterfragt werden. Ansonsten kann deren Nutzen nicht voll ausgeschöpft werden. Bei der Einführung von neuen digitalen Lösungen ist es darum lohnenswert, sich die Zeit zu nehmen, den Ist-Zustand zu analysieren und in Frage zu stellen, statt blindlings in die Zukunft zu starten.

Zumeist ist das Potenzial für Prozessoptimierungen in den eigenen Reihen vorhanden, kann aber nicht genutzt werden, weil bei den Verantwortlichen die Zeit dafür fehlt. Hier möchte ich Sie gerne unterstützen und Ihnen einen wesentlichen Teil dieser Arbeit abnehmen. Natürlich geht es nicht ganz ohne Sie.
Der zeitlich begrenzte Aufwand lohnt sich!

In einem ersten Gespräch erörten wir, ob bereits bekannt ist, welche Arbeitsprozesse überprüft werden sollen. Vorzugsweise sind es solche, die in einer Vielzahl durchgeführt werden, da bei diesen das grösste Potenzial für Effizienzsteigerungen besteht. Wir besprechen, wie viele Mitarbeitende im Arbeitsprozess involviert sind und wer sich am Optimierungsprozess beteiligen soll. Sind bereits Dokumentationen vorhanden, können diese beigezogen werden. Wir besprechen, ob Einzelinterviews oder Gruppenworkshops durchgeführt werden sollen und besprechen die weiteren Schritten. Je nach Konstellation und Kultur macht der eine oder andere Weg mehr Sinn. Dies werden wir gemeinsam herausfinden.

Wenn Sie mehr über meine Vorgehensweise erfahren möchten, können Sie sich hier einen Überblick verschaffen:
Leistungsprozesse der Zürcher Bezirksgerichte im Vergleich - Beitrag im Yearbook of Swiss administrative sciences

Gerne können Sie auch in einem persönlichen Gespräch mehr erfahren.